Tóm tắt
Bài viết này mô tả phương pháp giám sát hoạt động máy tính như một cách để cải thiện năng suất nhân viên trong môi trường doanh nghiệp, điều tra gian lận và thu thập bằng chứng một cách không gây gián đoạn.
Giới thiệu
Sự phổ biến rộng rãi của các công nghệ mới đã thay đổi đáng kể nơi làm việc hiện đại. Cách chúng ta làm việc và cách chúng ta quản lý nhân viên đã thay đổi nhờ vào việc sử dụng các công cụ thông tin và truyền thông mới và cải tiến.
Mặc dù mang lại lợi ích rõ ràng về năng suất và chi phí, công nghệ thông tin cũng đi kèm với nhiều rủi ro và mối lo ngại. Mạng xã hội và trò chơi giải trí khiến năng suất nhân viên giảm sút tại các nơi làm việc có kết nối Internet, trong khi các công ty xử lý bí mật thương mại, tài sản trí tuệ và thông tin nhạy cảm phải đối mặt với các rủi ro ngày càng gia tăng liên quan đến hành vi sai trái của nhân viên.
Tuy nhiên, chính những công nghệ này cũng cung cấp cho các nhà tuyển dụng các công cụ quản lý rủi ro hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn. Hệ thống giám sát, theo dõi và bảo vệ rò rỉ dữ liệu (DLP) đang ngày càng trở nên phổ biến.
Việc có sẵn các công cụ giám sát hiệu quả và giá rẻ trong bối cảnh rủi ro ngày càng tăng và sự phổ biến của mạng xã hội đã dẫn đến việc gia tăng việc sử dụng giám sát tại các nơi làm việc có trang bị máy tính.
Bài viết này xem xét cách việc sử dụng hệ thống giám sát nhân viên dựa trên phần mềm ảnh hưởng đến năng suất nhân viên, việc thực thi chính sách công ty, ngăn chặn và điều tra hành vi sai trái của nhân viên cũng như các vi phạm an ninh.
Phần mềm giám sát và theo dõi máy tính
Bài viết này dựa trên các số liệu thống kê thu thập được từ việc sử dụng hai công cụ giám sát PC: Refog Employee Monitor và Refog Terminal Monitor. Đây là những đại diện phổ biến trong lĩnh vực này, cung cấp cho các nhà tuyển dụng khả năng theo dõi tất cả hoặc một số hoạt động của nhân viên, chẳng hạn như giao tiếp với thế giới bên ngoài, khởi chạy ứng dụng hoặc truy cập tệp.
Giám sát không gây gián đoạn
Sự khác biệt chính giữa các giải pháp giám sát thụ động và hệ thống bảo vệ chống rò rỉ dữ liệu (DLP) chủ động là cách chúng xử lý các mối đe dọa tiềm ẩn. Phân tích dựa trên thuật toán và lọc chủ động có thể tạo ra một rào cản công nghệ nhằm ngăn chặn rò rỉ dữ liệu, ngăn hành vi sai trái của nhân viên và chống gian lận.
Trên thực tế, các giải pháp chủ động có thể gây gián đoạn nhiều hơn trong quy trình làm việc, tạo áp lực lên nhân viên nhưng lại không thực sự ngăn chặn được gian lận.
Ngược lại, giám sát thụ động giúp thu thập thông tin về hoạt động của nhân viên mà không ngăn chặn hoặc cản trở họ. Thông tin thu thập được giúp nhà tuyển dụng phản hồi nhanh chóng hoặc điều tra các sự cố bảo mật với dữ liệu cụ thể.
Sử dụng hệ thống DLP chủ động so với giám sát thụ động
Phần mềm Refog chỉ sử dụng giám sát thụ động trong các sản phẩm giám sát máy tính của mình, hành động 'chủ động' duy nhất là gửi cảnh báo tức thời đến nhân viên an ninh khi có khả năng vi phạm bảo mật.
Chúng tôi tin rằng cách tiếp cận này vận hành mượt mà hơn và hiệu quả hơn, đồng thời giúp tiết kiệm chi phí đáng kể so với các hệ thống DLP dựa trên thuật toán (giảm đến 80% chi phí theo nghiên cứu thị trường mới nhất).
Giám sát nhân viên tập trung
Sản phẩm của Refog được thiết kế để sử dụng trên máy tính Windows và mạng nội bộ (Refog Employee Monitor), trong khi Refog Terminal Monitor được thiết kế để giám sát khách hàng trên máy chủ terminal.
Tất cả hoạt động của người dùng đều được quản lý tập trung thông qua giao diện quản trị tiện lợi. Có sẵn bộ lọc linh hoạt và chức năng tìm kiếm. Tất cả thông tin thu thập được đều được mã hóa và lưu trữ an toàn tại chỗ.
Giám sát hỗ trợ thực thi chính sách công ty
Giám sát giúp thực thi chính sách công ty đơn giản bằng chính sự tồn tại của nó. Các nhật ký và công cụ giám sát được tích hợp trong Refog Employee Monitor và Refog Terminal Monitor giúp quản trị viên và nhân viên quản lý đảm bảo nhân viên tuân thủ các chính sách công ty.
Bằng cách giám sát cách nhân viên xử lý thông tin và kiểm soát các kênh liên lạc như trò chuyện và mạng xã hội, quản trị viên có thể theo dõi hoạt động của nhân viên, phản hồi ngay lập tức và ngăn chặn các hành vi sai trái tiềm ẩn trước khi chúng vượt ngoài tầm kiểm soát.
Giám sát PC Cải thiện Năng suất Nhân viên
Nhân viên làm việc hiệu quả hơn khi biết rằng họ đang được giám sát. Phản hồi tức thì từ người giám sát giúp ngăn chặn lãng phí thời gian do chơi game giải trí, trò chuyện không kiểm soát và sử dụng mạng xã hội. Việc biết chính xác nhân viên làm gì, khi nào và trong bao lâu sẽ giúp nâng cao năng suất làm việc.
Biết rằng họ đang bị giám sát, nhân viên sẽ ít trò chuyện vô ích hơn và tập trung vào công việc. Theo dõi hoạt động của nhân viên giúp ngăn chặn hành vi sai trái. Chỉ ghi lại thao tác bàn phím và lưu ảnh màn hình để phân tích sau không đủ. Một mức độ tương tác và phản hồi nhất định là cần thiết để siết chặt kỷ luật và nâng cao hiệu suất làm việc.
Cho nhân viên biết rằng người quản lý có thể giám sát hoạt động của họ theo thời gian thực, ngay cả từ xa, giúp cải thiện kỷ luật và năng suất.
Phần mềm giám sát Refog cho phép người quản lý theo dõi nhiều nhân viên từ xa theo thời gian thực mà không cần rời khỏi văn phòng. Kiểm tra máy tính của nhân viên mà không cần tiếp cận trực tiếp, giảm thiểu gián đoạn.
Ghi lại hành động và xem nhân viên đang làm gì ngay khi họ làm điều đó, cung cấp phản hồi tức thì!
Thông số Kỹ thuật
Cả Refog Employee Monitor và Refog Terminal Monitor đều có thể ghi lại nhiều hoạt động trên PC của nhân viên:
- Ghi thao tác bàn phím
- Giám sát URL
- Giám sát ứng dụng
- Chụp ảnh màn hình
- Chế độ ẩn
- Chặn tin nhắn IM & Facebook
- Gửi dữ liệu qua email và Refog Cloud
- Theo dõi tệp tin
- Cảnh báo từ khóa
- Nhật ký mạng theo thời gian thực
Refog Terminal Monitor còn hỗ trợ theo dõi trên Terminal Server, ghi lại và báo cáo toàn bộ hoặc một phần hoạt động của nhân viên kết nối.
Về Refog
Thành lập năm 2002, Refog phát triển giải pháp giám sát nhân viên và kiểm soát trẻ em toàn diện cho Windows. Trong 6 năm qua, sản phẩm của công ty đã được cài đặt trên hơn 5 triệu máy tính tại 201 quốc gia. Khách hàng doanh nghiệp của chúng tôi bao gồm từ công ty nhỏ đến tập đoàn lớn trong lĩnh vực tài chính, CNTT và công nghiệp.
Sản phẩm hàng đầu của công ty, Refog Employee Monitor, được công nhận là giải pháp tối ưu trong lĩnh vực tài chính nhờ khả năng ghi lại vượt trội. Refog Terminal Monitor cung cấp cùng mức độ tính năng, nhưng tối ưu hóa cho việc quản lý trên một máy chủ terminal duy nhất.
Sứ mệnh của công ty là cung cấp các giải pháp giám sát nhân viên đáng tin cậy và giàu tính năng, giúp khách hàng bảo vệ bí mật thương mại và tài sản trí tuệ mà không làm ảnh hưởng đến nhân viên, đồng thời thực thi chính sách bằng giám sát thay vì chặn hoặc cấm đoán.
