Resumo
Este artigo descreve uma abordagem de monitorização de atividade informática como meio de melhorar a produtividade dos funcionários em ambientes empresariais, investigar fraudes e recolher provas sem perturbar o processo de trabalho.
Introdução
A disponibilidade generalizada de novas tecnologias alterou significativamente o local de trabalho moderno. A forma como trabalhamos e como fazemos a gestão dos funcionários mudou com a utilização de novas e melhoradas ferramentas de informação e comunicação.
Apesar dos benefícios óbvios de produtividade e custos que oferecem, as tecnologias de informação implicam um número de riscos associados e preocupações. As redes sociais e os jogos casuais resultam na diminuição da produtividade do funcionário em locais de trabalho com acesso à Internet, e as empresas que lidam com segredos comerciais, propriedade intelectual e informação sensível enfrentam maiores riscos no que respeita à conduta imprópria de funcionários.
Por outro lado, estas mesmas tecnologias fornecem aos funcionários ferramentas mais eficientes e de custos mais reduzidos para a gestão de riscos e de conduta imprópria. Os sistemas de vigilância, monitorização e proteção pro-activa contra a fuga de dados (DLP) estão a ganhar popularidade muito rapidamente.
A disponibilidade de ferramentas de monitorização eficientes e económicas numa situação de riscos mais elevados e socialização constante resultou numa maior utilização da vigilância e monitorização em locais de trabalho equipados com computadores.
Este artigo aborda as formas como a utilização de sistemas de monitorização de funcionários baseados em software afetam a produtividade dos funcionários, a implementação de políticas da empresa, a prevenção e investigação de conduta imprópria dos funcionários e falhas de segurança.
Software de vigilância e monitorização informática
Este artigo é baseado em estatísticas recolhidas através da utilização de duas ferramentas de monitorização informática: Refog Employee Monitor e Refog Terminal Monitor. As ferramentas são comuns representantes das suas espécies, oferecendo aos empregadores a possibilidade de observar todas as atividades ou atividades selecionadas de funcionários, tais como conversações com o mundo exterior, a execução de aplicações ou o acesso a ficheiros.
Monitorização não prejudicial
Uma das grandes diferenças entre soluções de monitorização passivas e os sistemas de proteção pro-activa contra a fuga de dados (DLP) é a forma como estes lidam com potenciais ameaças. A análise heurística e a filtragem pro-activa podem parecer criar uma barreira tecnológica para prevenir a fuga de dados, impedir a conduta imprópria de funcionários e combater a fraude.
Na prática, as soluções pro-activas provavelmente irão perturbar mais o processo de trabalho, intimidar funcionários e fazer muito pouco para prevenir a fraude.
Por outro lado, a monitorização passiva ajuda a recolher informações sobre as atividades dos funcionários sem interromper ou preveni-las. A informação recolhida ajuda os empregadores a fornecer feedback rapidamente ou investigar incidentes de segurança com dados concretos.
Utilização de sistemas de DLP proativos vs. Monitorização passiva
O software de atividade informática da Refog usa apenas monitorização passiva nos seus produtos de vigilância informática, sendo a ação mais "pro-activa" um alerta instantâneo enviado para um oficial de segurança designado em caso de eventual falha de segurança.
Aqui na empresa, estamos convencidos que esta abordagem é mais discreta e eficiente, ao mesmo tempo que oferece uma grande relação qualidade-preço comparativamente a sistemas de DLP heurísticos (até 80% de poupança segundo a mais recente pesquisa de mercado).
Monitorização de funcionários de ponto único
Os produtos Refog são concebidos para serem usados em computadores Windows e networkd (Refog Employee Monitor), enquanto o Refog Terminal Monitor é concebido para monitorizar clientes de servidor de terminais.
Todas as atividades dos utilizadores são disponibilizadas de forma centralizada através de um conveniente interface de administração. Filtros flexíveis e funcionalidade de pesquisa disponíveis. Todas as informações recolhidas são armazenadas localmente e encriptadas em segurança.
A vigilância ajuda a implementar as políticas da empresa
A vigilância ajuda a implementar as políticas da empresa só pela sua própria existência. Os muitos registos e monitorizações implementados no Refog Employee Monitor e Refog Terminal Monitor ajudam os administradores e funcionários corporativos a garantirem a conformidade dos funcionários com as políticas da empresa.
Ao monitorizar como os funcionários processam a informação e controlando as suas comunicações, como chats e redes sociais, os administradores podem acompanhar as atividades dos funcionários, fornecer feedback instantâneo e prevenir potenciais condutas impróprias antes de se perder o controlo.
A monitorização informática melhora a produtividade dos funcionários
Os funcionários têm um melhor desempenho quando são observados. Um feedback instantâneo e em tempo real do seu supervisor ajuda a cortar no tempo perdido em jogos casuais ("passatempos de escritório"), bem como conversações e redes sociais incontroláveis. Saber exatamente o que fazem os funcionários, quando e durante quanto tempo, faz maravilhas pela melhoria da produtividade dos funcionários.
Sabendo que estão controlados, os funcionários passam menos tempo a conversar, concentrando os seus esforços em realizar o trabalho para o qual são pagos. A monitorização das atividades dos funcionários para prevenir condutas impróprias apenas com o registo das teclas premidas e guardando capturas de ecrã para análise futura não é suficiente. É fundamental um determinado nível de interação e feedback, a fim de reforçar a disciplina e melhorar o desempenho.
Deixar os seus funcionários saberem que os administradores e supervisores podem ver o que está a acontecer nos seus computadores em tempo real mesmo a partir de locais remotos, dá a sensação necessária e melhora a disciplina e produtividade.
O software de vigilância da Refog permite que os administradores e supervisores monitorizem múltiplos funcionários remotamente em tempo real. Não é preciso sair de uma confortável cadeira executiva para verificar o computador de cada funcionário para atividades informáticas não autorizadas.
Esteja dentro da ação e veja o que os seus funcionários estão a fazer enquanto eles ainda o estão a fazer, e forneça feedback imediato sobre as suas atividades!
Especificações Técnicas
Tanto o Refog Employee Monitor como o Refog Terminal Monitor conseguem capturar uma vasta gama de atividades que ocorrem nos computadores dos funcionários.
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Registo de teclas premidas
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Monitorização de URL
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Monitorização de aplicações
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Capturas de ecrã
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Modo invisível
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Interceção de mensagens instantâneas e mensagens no Facebook
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Entrega de Email e FTP
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Monitorização de ficheiros
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Palavras-chave de alarme
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Registos de rede em tempo real
As funcionalidades adicionais disponíveis no Refog Terminal Monitor incluem a possibilidade de executar o Servidor de Terminais, ao mesmo tempo que se monitoriza e regista todas as atividades ou as atividades selecionadas dos funcionários ligados.
Acerca da Refog
Fundada em 2002, a Refog desenvolve uma gama completa de soluções de monitorização de funcionários e controlo parental para computadores Windows. Nos últimos seis anos, os produtos da empresa foram instalados em mais de 5 milhões de computadores em 201 países. Os seus clientes de negócio vão desde pequenas a grandes empresas, nos setores financeiro, tecnologias de informação e industrial.
Sendo o principal produto para computador de secretária da empresa, o Refog Employee Monitor tem-se tornado numa solução reconhecida para o setor financeiro devido às suas qualidades e maturidade sem paralelo. O Refog Terminal Monitor oferece o mesmo nível de funcionalidade, ao mesmo tempo que fornece a conveniência e simplicidade de funcionamento a partir de um único servidor de terminais.
A missão da empresa é fornecer soluções fiáveis e ricas em funcionalidades para a monitorização empresarial de funcionários, ajudando os nossos clientes a proteger os seus segredos comerciais e propriedade intelectual, sem oprimir funcionários ou prejudicar o seu trabalho, e implementando ao mesmo tempo políticas através da monitorização, sem filtragens ou proibições.
