Sommario
Questo articolo descrive un approccio nei confronti del monitoraggio delle attività informatiche teso ad aumentare la produttività dei dipendenti negli ambienti aziendali e a facilitare le indagini per i casi di frode e la raccolta di prove senza ostacolare le normali attività lavorative.
Introduzione
L'ampia disponibilità di nuove tecnologie ha cambiato drasticamente il luogo di lavoro moderno. Il modo in cui lavoriamo e gestiamo i dipendenti è cambiato con l'uso di nuovi strumenti ottimizzati per la raccolta di informazioni e la comunicazione.
Nonostante offrano ovvi vantaggi di produttività e costo, le tecnologie informatiche provocano l'insorgere di una serie di rischi e dubbi associati. Il social networking e i casual game provocano una diminuzione della produttività dei dipendenti nei luoghi di lavoro dotati di una connessione a Internet, mentre le società che gestiscono segreti commerciali, proprietà intellettuali e dati riservati si trovano a far fronte a un maggior numero di rischi collegati alla condotta illecita dei dipendenti.
Queste stesse tecnologie, d'altro canto, forniscono ai dipendenti strumenti più efficaci e accessibili per la gestione dei rischi e la correzione dei comportamenti illeciti. I sistemi di sorveglianza, monitoraggio e protezione proattiva dalla divulgazione non autorizzata di dati (DLP) stanno rapidamente acquisendo popolarità.
La disponibilità di strumenti di monitoraggio efficaci e dal prezzo accessibile in una situazione maggiormente a rischio e caratterizzata da una socializzazione costante ha provocato l'aumento dell'uso degli strumenti di sorveglianza e monitoraggio nei luoghi di lavoro che utilizzano stazioni informatiche.
Questo documento prende in esame i modi in cui l'uso dei sistemi di monitoraggio dei dipendenti tramite software influenza la produttività dei dipendenti, l'implementazione delle policy aziendali, la prevenzione e l'investigazione delle condotte illecite dei dipendenti e delle violazioni di sicurezza.
Software di monitoraggio e sorveglianza informatica
Questo documento è stato compilato utilizzando le statistiche raccolte utilizzando due strumenti di monitoraggio per PC: Refog Employee Monitor e Refog Terminal Monitor. Questi strumenti sono un classico esempio di questa categoria di prodotti e offrono ai datori di lavoro la possibilità di monitorare tutte le attività o soltanto alcune attività specifiche dei dipendenti come le comunicazioni con il mondo esterno, il lancio di applicazioni o l'accesso ai file.
Monitoraggio senza interruzioni
Una differenza fondamentale tra le soluzioni di monitoraggio passivo e i sistemi di protezione proattiva dalla divulgazione non autorizzata di dati (DLP) è il modo in cui vengono gestite le potenziali minacce. Potrebbe sembrare che l'analisi euristica e il filtraggio proattivo creino una barriera tecnologica al fine di evitare perdite di dati, porre fine alle condotte illecite dei dipendenti e combattere le frodi.
Nella pratica, le soluzioni proattive probabilmente provocano un maggior numero di interruzioni nel processo operativo, intimidiscono i dipendenti e fanno ben poco per impedire effettivamente le frodi.
Il monitoraggio passivo, d'altro canto, consente di raccogliere informazioni sulle attività dei dipendenti senza interromperli o implementare alcun blocco. Le informazioni raccolte aiutano i datori di lavoro a lasciare un breve feedback o a indagare sugli incidenti nel campo della sicurezza con dati reali alla mano.
Utilizzo di sistemi DLP proattivi rispetto ai sistemi di monitoraggio passivo
Refog Surveillance Software utilizza esclusivamente il monitoraggio passivo nei propri prodotti di sorveglianza informatica, per cui l'azione maggiormente proattiva sarebbe l'invio di una notifica istantanea a un responsabile della sicurezza designato in caso di potenziale violazione della sicurezza.
Nella nostra azienda, siamo convinti che questo approccio funzioni meglio e più efficacemente, offrendo allo stesso tempo vantaggi di costo considerevoli in confronto ai sistemi DLP basati su metodi euristici (fino all'80% di abbassamento dei costi in base a recenti ricerche di mercato).
Monitoraggio Single-Point dei dipendenti
I prodotti Refog sono progettati per essere utilizzati su desktop Windows e connessi in rete (Refog Employee Monitor), mentre Refog Terminal Monitor è progettato per il monitoraggio dei client dei server terminali.
Tutte le attività dell'utente sono consultabili centralmente da una comoda interfaccia amministrativa. Il software mette a disposizione filtri e funzionalità di ricerca flessibili. Tutte le informazioni raccolte vengono memorizzate localmente e crittografate in modo sicuro.
La sorveglianza aiuta ad implementare le policy aziendali
La sorveglianza aiuta ad implementare le policy aziendali grazie alla sua mera esistenza. I numerosi registri e strumenti di monitoraggio implementati in Refog Employee Monitor e Refog Terminal Monitor aiutano gli amministratori e i funzionari aziendali a garantire la conformità dei dipendenti con le policy aziendali.
Monitorando il modo in cui i dipendenti gestiscono le informazioni e controllando le loro comunicazioni come i messaggi di chat e social networking, gli amministratori sono in grado di tenere traccia delle attività dei dipendenti, fornire un feedback immediato e prevenire eventuali condotte illecite prima che assumano proporzioni fuori controllo.
Il monitoraggio dei PC migliora la produttività dei dipendenti
I dipendenti offrono una performance migliore quando vengono sorvegliati. Un feedback istantaneo e in tempo reale dal proprio supervisore consente di eliminare le perdite di tempo provocate da casual game ("office killer"), chiacchiere e socializzazioni incontrollabili. Conoscere esattamente il tipo, le tempistiche e la durata delle attività fa miracoli per migliorare la produttività dei dipendenti.
Sapendo di essere controllati, i dipendenti trascorrono meno tempo a chattare, concentrando invece i propri sforzi sulla propria mansione. Tenere traccia delle attività dei dipendenti permette di prevenire le condotte illecite. Registrare le battute sui tasti e salvare degli screenshot per analisi future non è sufficiente. Un certo livello di interazione e feedback è fondamentale per implementare metodi disciplinari più efficaci e aumentare la performance.
Far sapere ai dipendenti che i responsabili e i supervisori possono vedere che cosa succede sul loro computer in tempo reale anche da postazioni remote trasmette la sensazione necessaria e aumenta la disciplina e la produttività.
Refog Surveillance Software consente ai manager e ai supervisori di monitorare più dipendenti da una postazione remota in tempo reale. Non vi è alcun bisogno di alzarsi dalla propria comoda sedia dirigenziale per controllare il PC di ogni dipendente per verificare se sono in corso attività non autorizzate.
Cattura un'istantanea dell'azione e visualizza le attività dei tuoi dipendenti in tempo reale, inviando un feedback immediato sulla loro attività!
Specifiche tecniche
Entrambi i prodotti, Refog Employee Monitor e Refog Terminal Monitor, sono in grado di catturare una vasta gamma di attività svolte sui PC dei dipendenti.
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Registrazione delle battute sui tasti
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Monitoraggio degli URL
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Monitoraggio delle applicazioni
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Acquisizioni di screenshot
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Modalità invisibile
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Intercettazione di chat di messaggistica istantanea e Facebook
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Invio di e-mail e contenuti FTP
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Tracking dei file
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Notifiche per parole chiave
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Log di rete in tempo reale
Le funzioni aggiuntive disponibili in Refog Terminal Monitor comprendono la capacità di eseguire l'applicazione su un server terminale durante il tracking, la registrazione e la segnalazione di tutte le attività o di alcune attività specifiche dei dipendenti connessi.
Informazioni su Refog
Fondata nel 2002, Refog sviluppa la linea completa di soluzioni di monitoraggio dei dipendenti e filtro famiglia per PC Windows. Negli ultimi sei anni, i prodotti della società sono stati installati su più di 5 milioni di computer in 201 paesi. I suoi clienti aziendali comprendono piccole e grandi imprese nel settore finanziario, industriale e dell'IT.
Il prodotto desktop di punta dell'azienda, Refog Employee Monitor, è diventato una soluzione consolidata per il settore finanziario in virtù delle sue capacità di registrazione senza paragoni e della sua maturità. Refog Terminal Monitor offre lo stesso livello di maturità, fornendo allo stesso tempo la comodità e la semplicità di poter utilizzare un singolo server terminale.
La missione dell'azienda è fornire soluzioni affidabili e ricche di funzioni per il monitoraggio dei dipendenti aziendali, aiutando i nostri clienti a proteggere i propri segreti commerciali e diritti d'autore senza opprimere i dipendenti o ostacolarne le attività, implementando contemporaneamente le policy affidandosi a soluzioni dl monitoraggio piuttosto che di filtraggio o divieto.
